انواع اسکن اسناد و مدارک چیست؟ + مزایا و کاربرد
سازمان‌ها و شرکت‌ها همیشه مملو از برگه‌هایی هستند که برای ایجاد پرونده‌ها استفاده می‌شود. اما یکی از مهم‌ترین مشکلات تجمع این برگه‌ها در اتاق بایگانی است. خطرات جانبی، خطاهای انسانی و عواملی محیطی پرونده‌های موجود در ادارات را تهدید می‌کند که برای جلوگیری از این امر، بهترین روش استفاده از خدمات اسکن اسناد و مدارک است. اگر سازمان یا شرکت شما هم به دنبال راهی برای خلاصی از برگه‌های بایگانی شده می‌گردد و افزایش بهبود دسترسی به اطلاعات برایش مهم است، ما به شما پیشنهاد می‌کنیم از خدمات اسکن اسناد و مدارک توسط یک شرکت معتبر بهره‌مند شوید. برای این منظور بهتر است با انواع اسکن کردن اسناد و مدارک، مزایا و کاربرد آن آشنا شوید، پس با ما همراه باشید.
اسکن اسناد و مدارک چیست؟
اسکن الکترونیکی اسناد و مدارک روش جدیدی در خصوص ذخیره سازی اطلاعات سازمان‌ها و شرکت‌های مختلف است که در تمامی زمینه‌ها به علت کاربرد و برتری نسبت به روش‌های سنتی پیشین مورد توجه قرار گرفته است. اسناد اسکن شده به کارمندان یک سازمان این امکان را می‌دهد تا با سرعت و دقت بیشتری بتوانند اطلاعات مورد نیاز خود را جستجو نمایند و دیگر نیازی به استفاده از دستگاه‌های کپی در محیط کار نیست. اسکن و بایگانی اسناد و مدارک سازمانی محیط امنی را برای پرونده‌ها به وجود می‌آورد به این صورت که با اسکن سازی و ایجاد دسترسی‌های محدود می‌توان تنها به افراد خاص اجازه دستیابی به اسناد و مدارک خاص سازمانی را داد، در حالی که در اتاق‌های بایگانی این امکان وجود ندارد. اسکن پرونده‌های اداری و سازمانی دسترسی سریع به مدارک را برای شما امکان‌پذیر می‌کند و با این روش شما می‌توانید اطلاعات مورد نیازتان را فقط از طریق جستجوی نام پرونده یا مشخصات بسیاری کمی از آن به صورت کامل در صفحه نمایش خود مشاهده کنید.
با انواع اسکن اسناد و مدارک آشنا شوید
در خصوص انواع اسکن الکترونیکی اسناد و مدارک می‌توان به موارد زیر اشاره نمود:
- اسکن پرونده پرسنلی؛ در سازمان‌ها واحدهای مختلفی وجود دارد که هر کدام از آنها با توجه به فعالیتی که دارند، مدارکی را تولید می‌کنند. روش نگهداری و اسکن کردن این اسناد برای سازمان‌ها بسیار مهم است و از آنجایی که روز به روز حجم اسناد و مدارک پرسنلی زیاد می‌شود، باید به خوبی از آنها نگهداری کرد که در این راستا سیستم اسکن الکترونیکی اسناد و مدارک یکی از بهترین روش‌ها به شمار می‌آید. بنابراین نصب و راه‌اندازی این برنامه کمک می‌کند تا بهره‌وری سازمان شما افزایش پیدا کند.
- اسکن اسناد و مدارک حسابداری و مالی؛ فاکتورهای خرید و اسناد مربوط به حسابداری از جمله مهم‌ترین مدارکی هستند که در یک شرکت یا زمان حسابداری و مالی وجود دارد. در واقع این اسناد بسیار مورد استفاده قرار می‌گیرند و افرادی که در بخش حسابداری کار می‌کنند، روزانه به صورت مکرر با آنها سروکار دارند. بنابراین اگر به خوبی این اسناد و مدارک نگهداری نشوند و کنترل دقیقی بر روی آنها وجود نداشته باشد، ممکن است برای مراقبت از این مدارک مجبور شوید هزینه‌های زیادی را پرداخت کنید. پس بهترین راه حل برای نگهداری و مراقبت از فاکتورهای مالی شرکت شما این است که به فکر استفاده از خدمات اسکن اسناد و مدارک باشید.
- اسکن اسناد و مدارک پزشکی؛ بسیاری از مراکز خدمات درمانی مثل مراکز جراحی، بیمارستان‌ها، مطب‌های خصوصی پزشکان، دندانپزشکی‌ها، کلینیک‌ها و … نیاز دارند تا از سوابق بیماران خود نگهداری کنند. در این راستا برای کاهش هزینه‌ها و نگهداری مناسب‌تر از این مدارک، بهترین روش استفاده از نرم افزار اسکن الکترونیکی اسناد و مدارک است که شما به وسیله این نرم افزار می‌توانید پرونده‌های پزشکی بیماران خود را به راحتی داخل فایل‌های آن جای دهید. این نرم افزار هم می‌تواند رتبه مرکز درمانی شما را بالا ببرد و هم اینکه هزینه‌های دسترسی و جستجوی سوابق پزشکی بیماران تا حد زیادی کاهش پیدا می‌کند.
مزایای اسکن اسناد و مدارک
در خصوص مزیت‌های اسکن الکترونیکی اسناد و مدارک می‌توان به موارد زیر اشاره نمود:
- دسترسی به اسناد و جستجوی بین مدارک در این روش سریع‌تر از سیستم سنتی است.
- با حذف پرونده‌های مبتنی بر کاغذ باعث کاهش هزینه‌ها در سازمان می‌شود.
- نگهداری اطلاعات و طبقه بندی در این سیستم دارای امنیت بیشتری نسبت به اسناد کاغذی است و می‌توان از کل اسناد در یک هارد به هر تعداد که مورد نیاز است، پشتیبان تهیه کرد.
- برای نگهداری اسناد کاغذی در ادارات باید فضای زیادی را در نظر گرفت، اما با اسکن اسناد و مدارک حداقل فضای مورد نیاز یک کیس کامپیوتر است.
- مرتب سازی و سازماندهی اسناد در این روش انعطاف‌پذیر و آسان‌تر از سیستم کاغذی است.
- اسناد کاغذی برای نگهداری نیاز به صرف هزینه‌های زیادی همچون وجود نیروهای انسانی، سیستم اعلام و اطفای حریق و … دارد، اما در روش اسکن کردن اسناد و مدارک این هزینه‌ها به صورت کامل حذف شده است.
کاربرد اسکن اسناد و مدارک
درباره کاربرد اسکن اسناد و مدارک می‌توان به موارد زیر اشاره نمود:
- فعالیت‌های اداری بدون محدودیت انجام می‌شود.
- فرایندهای کسب و کار بهبود پیدا می‌کند.
- سطح امنیت نگهداری از اسناد و مدارک افزایش می‌یابد.
- تلاش دستی برای تکمیل کارهای روزانه کم می‌شود.
- زمان پردازش کاهش پیدا کرده و در زمان و هزینه‌های سازمانی صرفه جویی می‌شود.
برای اطلاع از قیمت اسکن اسناد و مدارک به کدام شرکت معتبر مراجعه کنیم؟
قیمت اسکن الکترونیکی اسناد و مدارک با توجه به تعداد صفحه و نوع درخواست محاسبه می‌شود و پارامترهایی که در تعیین تعرفه این روش اثرگذار هستند، عبارت‌اند از:
- محل اسکن اسناد
- نوع اسکن درخواستی
- تعداد اوراق مورد نیاز برای اسکن
- نوع و میزان سلامت مدارک
اگر یک شرکت تازه تأسیس هستید یا اینکه می‌خواهید اتاق‌های بایگانی شرکت خود را خالی از مدارک و اسناد نمایید، بهتر است به یک شرکت معتبر مراجعه کنید و از خدمات اسکن اسناد و مدارک آن بهره‌مند شوید، در این زمینه شرکت نرم افزاری یگانه می‌تواند خدمات مناسبی را به شما ارائه دهد.
شرکت نرم افزاری یگانه چه خدماتی را در زمینه اسکن اسناد و مدارک ارائه می‌دهد؟
خدمات تخصصی اسکن الکترونیکی اسناد، مدارک و پرونده‌ها شرکت نرم افزاری یگانه شامل موارد زیر است:
- استفاده از نرم افزار EDMS یا نرم افزار بایگانی دیجیتالی به منظور حفظ و نگهداری و بازیابی اطلاعات ادارات
- ورود اطلاعات اسناد و مدارک به صورت رقومی سازی اطلاعات
- تعویض و نوسازی پرونده‌ها، پوشه‌ها و زونکن اسناد و مدارک
- و …
شما می‌توانید برای کسب اطلاعات بیشتر با کارشناسان این مجموعه در تماس باشید.
https://yeganehsoft.com/ اسکن-اسناد-و-مدارک-پرسنلی
دیدگاه‌ها (0)